Torne mais simples e prático o processo de aviso de vencimento dos exames periódicos das empresas clientes da Clínica, utilizando a funcionalidade do envio coletivo das listas de convocação.
Primeiramente, será necessário acessar o cadastro do ESTABELECIMENTO, para fazer a configuração dos meses que será realizado a convocação.
Acesse o ícone "Informações de SST" e no campo "Convocar Funcionários para Periódicos" selecione a opção "Agrupados por Mês de Convocação".
Logo após, haverá um campo chamado "Agrupar Exames Periódicos até" e as opções são:
- Data Limite do Mês da Convocação: ao utilizar esta opção o sistema irá convocar apenas os exames do mês da convocação.
- Data Limite do Próximo Mês da Convocação: ao utilizar essa opção o sistema irá buscar exames de funcionários que podem estar "perdidos" no próximo mês da convocação e irá agrupar. Dica: Ideal é selecionar esta opção.
Em seguida, parametrize os meses que você deseja gerar as listas de convocação dos exames periódicos das Empresas.
No exemplo abaixo, foi parametrizado de dois em dois meses.
Lembrando que não precisa ser parametrizado todos os meses do ano, a não ser que você queira enviar a lista de convocação todos os meses para os seus clientes. Neste exemplo da figura acima, a convocação de janeiro por exemplo irá trazer todos os exames vencidos em janeiro e fevereiro, pois o próximo mês de convocação é Março.
Após ter realizado as configurações para utilizar a convocação agrupada por mês, acesse o menu abaixo.
Digite o mês da convocação. Lembrando que os meses digitados aqui nesta tela devem ser exatamente os mesmos parametrizados no cadastro do Estabelecimento.
Selecione apenas a data e clique no Pesquisar, desta forma o sistema vai gerar a lista de convocação de todas as Empresas que possuem a parametrização da convocação agrupada por mês no cadastro do Estabelecimento:
Você pode também pesquisar a convocação por uma Empresa específica:
Para conferir os exames e os funcionários que estão sendo convocados, clique na convocação da empresa para abrir.
Na primeira tela o sistema irá exibir os dados de identificação da empresa e também um resumo dos exames necessários:
Na aba dos EXAMES NECESSÁRIOS DA CONVOCAÇÃO o sistema irá trazer todos os funcionários, os exames e a data limite de realização.
Impressão do Relatório da Lista de Convocação
Você pode fazer a emissão do relatório da lista de convocação, clicando em CONSULTAS>EMITIR DOCUMENTO:
Selecione o relatório da convocação e clique em Visualizar:
Preencha o Estabelecimento e o Mês da Convocação e após clique em OK:
Dessa forma o sistema fará a geração do relatório da lista de convocação da empresa selecionada:
Envio das Listas de Convocação por E-mail
É possível fazer o envio das listas de convocação de todas as empresas ao mesmo tempo via e-mail. Também é possível enviar apenas para empresas específicas, de acordo com a seleção.
Clique em ENVIAR LISTA DE CONVOCAÇÃO:
No campo "Relatório" selecione o modelo de relatório da convocação e no campo "Enviar para" haverá duas opções:
- Destinatários Selecionados: nesta opção será necessário selecionar quais são as empresas que deseja enviar a lista de convocação por e-mail.
- Todos os Destinatários com Necessidades no Mês: nesta opção o sistema fará o envio da lista de convocação para todas as empresas ao mesmo tempo, sem necessidade de fazer a seleção de forma manual.
Logo abaixo haverá um campo chamado "Corpo do E-mail", aqui será possível inserir uma mensagem para o e-mail do envio da lista de convocação:
Após fazer as devidas seleções de acordo com a preferência, clique no ENVIAR:
É possível acompanhar os processos de envio de e-mail, através do menu MEUS PROCESSOS:
Procure pelo "Tipo de Serviço" chamado Notificação Coletiva por Mês de Convocação.
Importante: Se desejar enviar a lista de convocação via e-mail para todas as empresas ao mesmo tempo, se sua Clínica possui uma quantidade muito grande de empresas para o envio, o ideal é utilizar a funcionalidade de AGENDAR o envio das listas, neste ícone:
Dessa forma, você pode programar para que os envios dos e-mails iniciem a noite, evitando que os demais processos da Clínica fiquem lentos durante o dia.
Caso tenha ficado com alguma dúvida, no link a seguir há um vídeo explicativo completo sobre Convocação de Periódicos: Vídeo Convocação de Periódicos.
Qualquer dúvida entre em contato com a equipe de suporte do Madu.
Até a próxima!